Biểu Đồ Xương Cá Trong Học Tập

Biểu đồ xương cá là một công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc giải quyết vấn đề, giúp tìm hiểu cặn kẽ nguyên nhân của sự việc và đề ra hướng giải quyết dưới góc nhìn tổng thể nhất.

Để tìm hiểu sâu hơn về Biểu Đồ Xương Cá Trong Học Tập, mục đích sử dụng, cấu trúc và lợi ích của sơ đồ xương cá, đồng thời nắm được cách vẽ mô hình xương cá chính xác nhất, cùng Trường Kinh Doanh Công Nghệ tìm hiểu ngay qua bài viết này.

Biểu đồ xương cá (Fishbone Diagram) là gì?

Biểu đồ xương cá (Fishbone Diagram) là một công cụ quản lý chất lượng hiệu quả, giúp phân tích nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề. Nó còn được biết đến với tên biểu đồ Ishikawa, theo tên của nhà khoa học quản lý chất lượng nổi tiếng Tiến sĩ Kaoru Ishikawa, người đã phát triển nó vào những năm 1960 tại Nhà máy đóng tàu Kawasaki.

Biểu đồ xương cá có cấu trúc giống như xương cá, với trục xương trung tâm là quá trình gây ra vấn đề. Các xương lớn gắn liền với trục xương là các yếu tố chính hoặc các loại chung ảnh hưởng đến vấn đề. Các xương nhỏ và trung bình là các nguyên nhân cụ thể, chi tiết của từng yếu tố. Biểu đồ này thể hiện mối quan hệ nhân quả giữa các yếu tố và vấn đề.

Biểu đồ xương cá có thể được áp dụng cho nhiều lĩnh vực khác nhau, như sản xuất, dịch vụ, cải tiến chất lượng, giải quyết vấn đề, v.v. Nó là một phần của 7 QC Tools – bộ công cụ kiểm tra, giám sát chất lượng. Biểu đồ xương cá giúp nhận diện, phân loại và tìm ra các nguyên nhân gây ra vấn đề một cách có hệ thống và logic.

Khi nào nên sử dụng biểu đồ xương cá?

Biểu đồ xương cá ishikawa là một phương pháp giải quyết vấn đề hiệu quả, giúp phân tích và tìm ra các nguyên nhân gốc rễ của một hiện tượng, quy trình hoặc thành phẩm thất bại/ không đạt kết quả mong muốn. Nó thể hiện mối quan hệ nhân quả giữa các yếu tố khác nhau ảnh hưởng đến vấn đề, trong đó vấn đề nằm ở đầu cá, còn các nguyên nhân nằm ở xương cá.

Biểu đồ xương cá ishikawa có thể được sử dụng trong nhiều trường hợp, như:

• Khi muốn giải quyết những vấn đề phức tạp xảy ra trong đời sống và hoạt động sản xuất, kinh doanh, mà không tìm hiểu cặn kẽ sẽ không thể xác định được bản chất.
• Khi muốn tổng hợp thông tin về các ngành, nghề, lĩnh vực kinh doanh một cách có hệ thống và logic.
• Khi muốn trả lời các câu hỏi tại sao để tìm ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề để khắc phục.

Biểu đồ xương cá ishikawa mang lại ưu điểm là giúp ta nhìn nhận được tổng thể vấn đề trong mối quan hệ nhân – quả, từ đó đưa ra các biện pháp khắc phục và cải tiến phù hợp.

 

Các ứng dụng hỗ trợ vẽ biểu đồ xương cá

Có rất nhiều công cụ và phần mềm vẽ biểu đồ xương cá mà bạn có thể tùy chỉnh theo ý của mình chẳng hạn như vẽ ra giấy, sử dụng Powerpoint, Word,… Trong bài viết này, GOBRANDING sẽ giới thiệu cho bạn 3 ứng dụng giúp hỗ trợ vẽ biểu đồ xương cá nhanh chóng và đẹp mắt: Canva, Creately, Aspose Products.

• Canva

Đây là một trong những ứng dụng hỗ trợ thiết kế, chỉnh sửa hình ảnh không còn quá xa lạ đối với học sinh, sinh viên, các Marketer,… Khi sử dụng Canva để vẽ xương cá bạn chỉ cần thao tác đơn giản trên kho mẫu có sẵn, dễ dàng thay đổi hình ảnh, font chữ, màu sắc, hình nền,.. và sau đó chèn nội dung của mình vào. 

• Creately và Aspose Products

Tương tự như Canva, 2 công cụ này cũng cho phép bạn thao tác chèn nội dung vào khung xương cá có sẵn, có thể thay đổi hình dạng, màu sắc và tải ảnh lên tùy ý. Tuy nhiên có một hạn chế đó là mẫu không được đa dạng như Canva.

Cấu trúc và lợi ích của biểu đồ xương cá (fishbone diagram)

Ở mục này, GOBRANDING sẽ chia sẻ cho bạn về cấu trúc của sơ đồ nhân quả (fishbone diagram) theo 5M1E và những lợi ích khi ứng dụng sơ đồ tư duy xương cá trong giải quyết các vấn đề trong công việc và cuộc sống.

Cấu trúc của biểu đồ xương cá trong sản xuất kinh doanh

Biểu đồ xương cá ishikawa là một công cụ phân tích nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề trong sản xuất kinh doanh. Cấu trúc của biểu đồ này gồm một cái xương chính và nhiều cái xương nhỏ, mỗi cái xương nhỏ đại diện cho một yếu tố ảnh hưởng đến vấn đề. Thông thường, biểu đồ xương cá ishikawa có dạng 5M1E, bao gồm sáu yếu tố sau:

• Nguyên vật liệu (Materials): Là những nguyên liệu cần thiết để tạo ra sản phẩm. Nếu nguyên liệu không đảm bảo chất lượng, sẽ ảnh hưởng đến sản phẩm và uy tín doanh nghiệp.
• Con người (Man): Là những người tham gia vào quá trình sản xuất, từ nhân viên, quản lý cho đến khách hàng. Nếu con người không có kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ và trách nhiệm, sẽ gây ra sai sót và lãng phí.
• Môi trường (Environment): Là những điều kiện bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, như khí hậu, văn hóa, luật pháp, cạnh tranh… Nếu môi trường không thuận lợi, sẽ làm giảm năng suất và hiệu quả lao động.
• Máy móc (Machines): Là những thiết bị, công cụ, phần mềm… được sử dụng trong quá trình sản xuất. Nếu máy móc không được bảo trì, nâng cấp và sử dụng đúng cách, sẽ gây ra hỏng hóc và trục trặc.
• Phương pháp (Methods): Là những quy trình, tiêu chuẩn, quy tắc… được áp dụng trong quá trình sản xuất. Nếu phương pháp không được thiết kế, thực hiện và kiểm soát tốt, sẽ dẫn đến sản phẩm không đạt yêu cầu và không thống nhất.
• Đo lường (Measurement): Là những chỉ số, tiêu chí, giá trị… được dùng để đánh giá kết quả sản xuất. Nếu đo lường không được thực hiện chính xác và khách quan, sẽ không thể nắm bắt được tình hình và cải tiến được chất lượng.

Lợi ích khi sử dụng sơ đồ xương cá trong giải quyết vấn đề

Sử dụng biểu đồ xương cá (fishbone diagram) trong giải quyết vấn đề mang lại nhiều lợi ích. Một trong số đó là giúp sắp xếp các nguyên nhân gây ra vấn đề theo các nhóm có hệ thống, dựa trên các bước phân tích nhân quả. Việc này giúp nhận diện và loại bỏ các nguyên nhân thực tế hoặc tiềm ẩn một cách dễ dàng và hiệu quả, từ đó nhanh chóng đưa ra các biện pháp khắc phục và phòng ngừa, đảm bảo quá trình sản xuất không bị gián đoạn.

Ngoài ra, biểu đồ xương cá còn tạo điều kiện cho quản lý và nhân viên làm việc nhóm để giải quyết vấn đề. Thay vì phán đoán và xử lý từng phần riêng lẻ, họ có thể sử dụng biểu đồ để đánh dấu và thảo luận về những phần cần lưu ý. Việc này không chỉ giúp tìm ra nhiều ý kiến mới mẻ và sáng tạo, mà còn thúc đẩy tinh thần hợp tác, gắn kết và trách nhiệm của mọi người trong tổ chức.

Cách triển khai mô hình xương cá

Bước 1 – Xác định vấn đề

Bước đầu tiên để giải quyết bất kỳ vấn đề nào, và cũng là chìa khóa để có một biểu đồ xương cá thành công, là xác định chính xác vấn đề. Trong trường hợp này, hãy thử tưởng tượng bạn có một sản phẩm với tỷ lệ rời bỏ cao. Khi xem dữ liệu, vấn đề lớn nhất được ghi nhận là 40% người dùng đã hủy đăng ký sử dụng sản phẩm ngay sau tháng đầu tiên.

Sau khi thảo luận nội bộ về tình huống, mọi người đã quyết định rằng đây là chỉ số chính cần cải thiện và mục tiêu được đặt ra là cải thiện chỉ số này để có không quá 20% người dùng mới hủy đăng ký sau tháng đầu tiên. Khi một vấn đề được xác định rõ ràng, việc xác định các nguyên nhân ảnh hưởng trực tiếp đến số liệu sẽ dễ dàng hơn. Nó cũng khuyến khích đánh giá dữ liệu để xác định xem có thực sự có vấn đề hay không.

Vấn đề bạn xác định được sử dụng làm đầu ra của sơ đồ xương cá. Trong trường hợp này, tỷ lệ người dùng hủy đăng ký sau tháng đầu tiên là trên 20%.

Bước 2 – Quyết định các loại nguyên nhân chính

Một khi vấn đề đã được xác định chính xác, người ta phải quyết định lĩnh vực nào của vấn đề hoặc quy trình nào là mấu chốt để xác định nguyên nhân thực sự. Với ví dụ trên, ba nguyên nhân chính có thể xem xét có thể là:

• Người dùng
• Phần mềm
• Hệ thống đăng ký

Nếu bạn bắt đầu xem xét các nguyên nhân tiềm ẩn, hầu hết chúng sẽ thuộc một trong ba loại này. Nếu bạn cảm thấy Marketing có tác động lớn đến số liệu duy trì của mình, bạn có thể thêm điều đó làm lĩnh vực thứ tư. Bạn có thể có bất kỳ số lượng nguyên nhân nào, nhưng để đơn giản, bạn nên giới hạn bản thân không quá 10.

Bước 3 – Xác định nguyên nhân thực sự của vấn đề

Bây giờ các nguyên nhân đã được xác định, chúng ta sẽ đi qua từng loại và cố gắng xác định tất cả các ảnh hưởng riêng lẻ có thể ảnh hưởng đến đầu ra của sản phẩm.Hãy xem xét từng danh mục và liệt kê mọi thứ mà bạn có thể nghĩ ra nằm trong danh mục đó.

Nếu xem xét hệ thống đăng ký, một số nguyên nhân có thể cần điều tra là:

• Không có nhiều tùy chọn thanh toán.
• Các hệ thống thanh toán và đăng ký rất khó điều hướng.
• Thẻ tín mất hiệu lực gia hạn.
• Hệ thống không gửi lời nhắc gia hạn.

Khi xem xét ở phía người dùng, các nguyên nhân tiềm ẩn có thể là:

• Người dùng không hiểu hết lợi ích của phần mềm (giá trị cảm nhận thấp).
• Người dùng không thể thực hiện các thao tác cơ bản hoặc không biết cách sử dụng tất cả các chức năng.
• Người dùng gặp phải sự chậm trễ khi liên hệ với bộ phận hỗ trợ.
• Người dùng không sử dụng phần mềm liên tục, mỗi lần chỉ yêu cầu vài ngày.
• Người dùng quên sản phẩm.

Đến với bản thân phần mềm, các nguyên nhân tiềm ẩn có thể là:

• Phần mềm không ổn định, treo thường xuyên.
• Phần mềm khó sử dụng.
• Cài đặt phần mềm yêu cầu nhiều plugin bổ sung để hoạt động tốt.
• Chức năng chính yêu cầu đăng ký bổ sung.
• Phần mềm không an toàn.

Đây chỉ là một vài nguyên nhân tiềm năng. Bạn nên lấp đầy sơ đồ xương cá của mình bằng càng nhiều nguyên nhân khác nhau càng tốt. Tuy nhiên, không phải mọi khu vực trên xương cá của bạn đều cần liệt kê nguyên nhân và một số khu vực sẽ có nhiều nguyên nhân hơn những khu vực khác.

Bây giờ bạn đã có một điểm khởi đầu để xác định nguyên nhân gốc rễ của mình. Để tìm ra nguyên nhân thực sự và giải quyết vấn đề, bạn cần điều tra từng nguyên nhân để thiết lập ảnh hưởng thực sự của nó đối với kết quả chung.

Bước 4 – Phân tích và hoạch định hướng giải quyết

Lúc này, bạn đã có một biểu đồ xương cá đầy đủ thể hiện tất cả các nguyên nhân có thể dẫn đến vấn đề. Bằng cách sử dụng các công cụ như 5 Whys, điều tra và khảo sát, giờ đây bạn có thể điều tra thêm về vấn đề và kiểm tra xem nguyên nhân tiềm ẩn nào trên thực tế góp phần gây ra vấn đề.

Một mẹo hữu ích cho bước này là viết tất cả nguyên nhân có thể xảy ra của sự cố trên giấy ghi chú, để bạn có thể nhóm những nguyên nhân tương tự lại với nhau mà không cần phải xóa đi viết lại quá nhiều.

Những điểm cần lưu ý khi sử dụng biểu đồ xương cá

Khi sử dụng biểu đồ xương cá ishikawa, bạn cần lưu ý những điểm sau:

• Đối với những vấn đề phức tạp, bạn nên có sự tham gia và trao đổi của những người có liên quan để phân tích, nhìn nhận và trao đổi ý kiến một cách toàn diện và triệt để. Bạn cũng nên xác định rõ nguyên nhân và kết quả của vấn đề để không bị nhầm lẫn.
• Bạn nên kết hợp thêm 5W (Who, What, When, Where, Why) để xác định nguyên nhân vấn đề một cách chi tiết và chính xác. Bạn cũng nên dựa vào những dữ liệu và bằng chứng khách quan để tránh những nhận định cá nhân thiếu xác thực.
• Bạn nên lắng nghe, tiếp thu ý kiến của những người có liên quan đến vấn đề và tổng hợp, chọn lọc để trình bày lên biểu đồ một cách rõ ràng và logic.
• Sau khi xây dựng xong biểu đồ xương cá ishikawa, bạn nên cùng các người liên quan xem xét lại một lần nữa để bổ sung và chỉnh sửa nếu có sai sót.

Vậy là Truongkinhdoanhcongnghe đã cùng bạn tìm hiểu Biểu Đồ Xương Cá Trong Học Tập và các bước triển khai một mô hình xương cá cơ bản. Hãy nghiên cứu kỹ các yếu tố thuộc 6 Ms, thường thì nguyên nhân gốc rễ sẽ xuất phát từ một trong 6 chữ M này. Nếu cảm thấy hứng thú với các chủ đề tương tự, bạn có thể ghé qua Blog của Glints để tìm kiếm thêm nhiều nội dung chất lượng và thú vị hơn nữa!