Khai Thác Hồ Sơ Gồm Những Việc Chính Nào?

Khai Thác Hồ Sơ Gồm Những Việc Chính Nào? Điều này sẽ được Trường kinh doanh công nghệ giải đáp trong bài viết sau. Mời bạn đọc cùng theo dõi!

Câu Hỏi: Khai Thác Hồ Sơ Gồm Những Việc Chính Nào?

A. Sắp xếp, tìm kiếm

B. Thống kê, lập báo cáo

C. Sắp xếp, tìm kiếm, thống kê

D. Cả A và B

=> Đáp án đúng là D. Khai Thác Hồ Sơ Gồm Những Việc Chính: Sắp xếp, tìm kiếm, Thống kê, lập báo cáo.

Kiến thức liên quan – Khai Thác Hồ Sơ Gồm Những Việc Chính Nào?

Bài toán quản lí

Công việc quản lý rất phổ biến và mọi tổ chức đều có nhu cầu quản lý: công ty, khách sạn, bệnh viện, cửa hàng, … Thông tin về các học sinh trong lớp được tập hợp lại thành một hồ sơ lớp, nó như là một bảng mà mỗi cột tương ứng một mục thông tin, mỗi hàng chứa bộ thông tin về một học sinh.

Hồ sơ quản lý học sinh của nhà trường là tập hợp các hồ sơ lớp. Việc bổ sung, sữa chữa, xoá hồ sơ gọi là cập nhật hồ sơ.

Việc lập hồ sơ không chỉ đơn thuần lưu trữ mà chủ yếu để khai thác, phục vụ các yêu cầu quản lý nhà trường: tìm kiếm, sắp xếp, phân loại, thống kê, tổng hợp, …

Các công việc thường gặp khi xử lí thông tin của một tổ chức 

Việc xử lý thông tin của một tổ chức bao gồm các công việc chính sau:

• Tạo lập hồ sơ:

Là quá trình thu thập, tập hợp và lưu trữ thông tin về các chủ thể cần quản lý trong tổ chức theo một cấu trúc nhất định. Ví dụ: trong bài toán quản lý học sinh, chủ thể cần quản lý là học sinh, cấu trúc hồ sơ là một hàng có nhiều cột (thuộc tính), thông tin về học sinh được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau như hồ sơ lớp dưới, kết quả điểm thi học kì các môn, …

• Cập nhật hồ sơ:

Là quá trình thay đổi thông tin trong hồ sơ để phản ánh đúng và kịp thời thực tế. Có ba loại cập nhật hồ sơ là: sửa chữa hồ sơ (thay đổi một vài thông tin không còn đúng), thêm hồ sơ (bổ sung thêm hồ sơ cho cá thể mới tham gia tổ chức), xoá hồ sơ (xoá hồ sơ của cá thể mà tổ chức không quản lý).

• Khai thác hồ sơ:

Là quá trình sử dụng thông tin trong hồ sơ để phục vụ cho việc quản lí. Có bốn loại khai thác hồ sơ là: sắp xếp hồ sơ (theo một tiêu chí nào đó phù hợp với yêu cầu), tìm kiếm (tra cứu các thông tin thoả mãn một số điều kiện nào đó), thống kê (dựa trên tính toán để đưa ra các thông tin đặc trưng), lập báo cáo (sử dụng các kết quả tìm kiếm, thống kê, sắp xếp các bộ hồ sơ theo một yêu cầu nào đó).

Tầm quan trọng của việc lập hồ sơ công việc đối với các cơ quan, tổ chức

Việc lập hồ sơ công việc là một hoạt động quan trọng đối với các cơ quan, tổ chức. Nó có những lợi ích sau:

• Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, công chức, viên chức.

Khi lập hồ sơ công việc một cách có hệ thống và khoa học, các văn bản liên quan đến các vấn đề, sự việc trong quá trình giải quyết công việc sẽ được sắp xếp và phân loại theo chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Điều này giúp cho việc tìm kiếm, khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời và hiệu quả. Do đó, góp phần nâng cao được năng lực và trách nhiệm của từng cán bộ nói riêng, của cơ quan nói chung.

• Giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ.

Khi lập hồ sơ công việc một cách có kỷ luật và đúng quy định, các lãnh đạo cơ quan, các đơn vị, tổ chức và cán bộ văn thư sẽ có được cái nhìn tổng quan và chi tiết về thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của cơ quan, đơn vị mình. Điều này giúp cho việc bảo quản, phát hiện và xử lý những văn bản bị phân tán, thất lạc hoặc mất mát được kịp thời và hiệu quả. Đồng thời, giúp cho việc giữ gìn được bí mật của cơ quan, của ngành, của nhà nước.

• Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.

Khi lập hồ sơ công việc một cách có phương pháp và chuẩn mực, cán bộ văn thư sẽ dễ dàng lựa chọn những hồ sơ có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để giao nộp vào lưu trữ cơ quan được hoàn chỉnh. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ làm tốt công tác chỉnh lý và các nghiệp vụ chuyên môn khác. Từ đó, nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác lưu trữ.

Trên đây là giải đáp của truongkinhdoanhcongnghe về câu hỏi Khai Thác Hồ Sơ Gồm Những Việc Chính Nào? Hi vọng bài viết hữu ích với bạn.