Quá Trình Xử Lý Thông Tin Gồm Mấy Bước?

Thông tin đã trở thành một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động quản lý hành chính. Vậy Quá Trình Xử Lý Thông Tin Gồm Mấy Bước? Mời bạn theo dõi bài viết sau của Trường kinh doanh công nghệ để có câu trả lời.

Khái niệm thông tin là gì? Quá Trình Xử Lý Thông Tin Gồm Mấy Bước?

Thông tin là những thông báo mang tính truyền đạt và tạo ra sự hiểu biết cho người nhận. Thông tin là một yếu tố quan trọng trong hoạt động quản lý hành chính. Thuật ngữ “Thông tin” có nguồn gốc từ tiếng Latinh Informatio, có nghĩa là diễn giải, thông báo, lý giải.

Thuật ngữ này được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội, nhưng có nội dung khác nhau tùy theo bối cảnh. Trong cuộc sống hàng ngày, thông tin thường được hiểu là tin tức về các sự kiện xảy ra trong thế giới.

Trong các lĩnh vực khoa học khác nhau, như triết học, toán học, vật lý học, điều khiển học, di truyền học…thông tin có ý nghĩa khác biệt.

Đối với công chức, viên chức, việc thu thập và xử lý thông tin là một nhiệm vụ quan trọng và cần thiết. Thu thập thông tin là hoạt động tìm kiếm và tập hợp các nguồn thông tin phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ của công chức.

Có nhiều phương pháp thu thập thông tin cơ bản, như khả năng tốc ký, sao chụp tài liệu, tra cứu mạng, nghe báo cáo…để giúp công chức có được những nguồn thông tin đa dạng và hữu ích.

Tuy nhiên, không phải tất cả các thông tin thu thập được đều có thể sử dụng. Xử lý thông tin là việc công chức phân tích, phân loại, lựa chọn các thông tin theo mục đích và nhiệm vụ được giao.

Xử lý thông tin giúp công chức lựa chọn được những thông tin đáp ứng các yêu cầu về đầy đủ, chính xác, cập nhật, đồng bộ và từ đó có điều kiện để giải quyết công việc hiệu quả.

Vai trò của thông tin

Thông tin là yếu tố quyết định cho sự thành công của các hoạt động kinh doanh và quản trị. Quy trình xử lý thông tin giúp cung cấp các thông tin hữu ích, nhanh chóng và chính xác cho các nhà lãnh đạo và quản lý để họ có thể đưa ra các giải pháp kinh tế hiệu quả.

Xử lý thông tin đòi hỏi phải thu thập nguồn thông tin phong phú và chất lượng, phản ánh đúng thực tế của các hiện tượng xã hội. Chỉ có những thông tin chân thực và đầy đủ mới có thể giúp người ra quyết định có căn cứ vững chắc và tránh được những sai lầm có thể gây hậu quả nghiêm trọng.

Xử lý thông tin cũng là công cụ để định hướng và giải quyết công việc. Việc xử lý thông tin giúp tập trung vào những vấn đề then chốt, đúng mục tiêu, phù hợp với thực tiễn và đáp ứng yêu cầu của công việc. Nếu thiếu thông tin hoặc thông tin không chính xác sẽ gây khó khăn cho việc đánh giá kết quả và xử lý công việc một cách thuyết phục và hiệu quả.

Các dạng thông tin trong các tổ chức:

Thông tin là những thông báo có tính truyền đạt và tạo ra sự hiểu biết cho người nhận. Trong các tổ chức kinh tế và quản lý, có hai dạng thông tin quan trọng là thông tin kinh tế và thông tin quản lý.

• Thông tin kinh tế :

Là thông tin phản ánh tình trạng kinh tế của các tổ chức trong các thiết chế kinh tế. Thông tin kinh tế giúp đánh giá về quy mô phát triển, năng lực cạnh tranh, triển vọng và nguy cơ tiềm ẩn của các tổ chức. Tổ chức ở đây được hiểu là một hệ thống gồm các cá thể hợp tác và phân công lao động để đạt mục tiêu cụ thể. Tổ chức bao gồm nhiều loại nguồn lực như nhân lực, tài lực, vật lực…

• Thông tin quản lý :

Là thông tin mà ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý. Thông tin quản lý giúp hoạch định, điều khiển, giám sát, đo lường các nguồn lực và các hoạt động của tổ chức. Mỗi tổ chức thường có ba cấp quản lý khác nhau và một cấp thực hiện các giao dịch cụ thể. Các cấp quản lý cần thông tin khác nhau phục vụ cho mục đích quản lý khác nhau.

Khái niệm quy trình xử lý thông tin

Quy trình xử lý thông tin là quá trình biến đổi các dữ liệu đầu vào thành các thông tin đầu ra có giá trị. Quy trình này được hỗ trợ bởi các phương pháp và công cụ tính toán điện tử hiện đại, giúp xử lý nhanh chóng và hiệu quả các lượng thông tin lớn và phức tạp.

Quy trình xử lý thông tin có vai trò then chốt trong hoạt động quản lý và quản trị kinh doanh. Quy trình này cung cấp các thông tin cần thiết, kịp thời và chính xác cho các cấp lãnh đạo và cán bộ quản lý để họ có thể ra được các quyết sách kinh tế hợp lý.

Các công đoạn quy trình xử lí thông tin

Quy trình xử lý thông tin trong tổ chức gồm có bốn công đoạn chính: thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin.

• Công đoạn thu thập thông tin :

Công đoạn thu thập thông tin đóng vai trò quan trọng để cung cấp các số liệu chính xác và toàn diện về các mặt hoạt động của tổ chức. Công đoạn này liên kết trực tiếp với các nguồn phát sinh dữ liệu như khách hàng, quầy bán hàng, v.v. Mục tiêu thu thập thông tin phải được xác định rõ ràng và cụ thể để quyết định các loại thông tin, khối lượng, thời gian và phương pháp thu thập (thủ công, bán thủ công hay tự động hóa).

• Công đoạn xử lý thông tin :

Công đoạn xử lý thông tin là công đoạn trung tâm và quyết định, bao gồm các công việc như sắp xếp, tập hợp, phân chia, tính toán theo các chỉ tiêu. Công đoạn này cho ra các kết quả như bảng số liệu, biểu đồ, các con số đánh giá hiện trạng và quá trình phát triển của tổ chức.

Công đoạn này gồm có hai bộ phận:

Thứ nhất là bộ phận kết xuất thông tin: liên kết với nơi sử dụng thông tin như người quản lý (nhận báo cáo thống kê doanh thu, báo cáo tiến độ thực hiện), các hệ thống khác (hệ thống quản lý đơn đặt hàng cung cấp các đơn đặt hàng hợp lệ cho hệ thống quản lý kho để lập phiếu xuất kho). Các thông tin kết xuất từ hệ thống là những thông tin mang ý nghĩa thiết thực giúp cho người quản lý ra quyết định đúng.

Hai là bộ phận xử lý: có thể là con người (tiến hành công việc), máy tính (thực thi

• Công đoạn lưu trữ thông tin:

Công đoạn này lưu trữ các kết quả xử lý thông tin để sử dụng lâu dài. Các thông tin được lưu trữ dưới các dạng file, cơ sở dữ liệu. Nơi lưu trữ thông tin có thể là đĩa từ, băng từ, trống từ, đĩa CD, hoặc hard-copy tại các tủ chứa hồ sơ, công văn.

• Công đoạn truyền đạt thông tin:

Công đoạn này truyền đạt các kết quả xử lý thông tin đến các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin ở phạm vi trong nội bộ tổ chức hoặc ra bên ngoài (thường để báo cáo cấp trên hoặc thông báo).

Trên đây là giải đáp của Truongkinhdoanhcongnghe về câu hỏi Quá Trình Xử Lý Thông Tin Gồm Mấy Bước? Hi vọng bài viết hữu ích với bạn.